Независимо от того, находится ли производитель на территории ЕС или нет, он может назначить уполномоченного представителя в ЕС, для выполнения определенных задач от его имени.
Самым удобным и эффективным путем оформления всех необходимых процедур и получение сертификата для производителя находящегося за пределами Европейского союза является назначение «уполномоченного представителя» в ЕС, для выполнения определенных задач, изложенных в гармонизирующем законодательстве Союза, от его имени. С уполномоченным представителем в смысле гармонизирующего законодательства ЕС нельзя путать торговых представителей производителя (таких как уполномоченные дистрибьюторы или агенты).
Делегирование задач производителем на уполномоченного представителя должно быть оформлено в письменной форме, в частности, с целью точного определения полномочий, задач и ответственности. Задачи, которые могут быть переданы уполномоченному представителю в соответствии с гармонизирующим законодательством союза, носят административный характер. Производитель не может доверить уполномоченному представителю меры, необходимые для обеспечения того, чтобы процесс производства гарантировал соответствие продукции требованиям, или подготовку технической документации (если не предусмотрено иное). Уполномоченный представитель по собственной инициативе не может изменить продукт для обеспечения его соответствия действующему гармонизирующему законодательству Союза.
Если производитель назначает уполномоченного представителя, то полномочия уполномоченного представителя должны позволить ему выполнять по крайней мере эти задачи:
- Хранить декларацию соответствия ЕС и техническую документацию для нужд национальных надзорных органов и сотрудничество с этими органами по их просьбе.
- Предоставлять всю информацию и документацию, необходимую для подтверждения соответствия продукции компетентному национальному органу на основании обоснованного запроса этого органа.
- Сотрудничать с национальными властями в ходе мероприятий, цель которых исключить риск, связанный с продукцией, на которые распространяется их полномочия.
В зависимости от процедуры оценки соответствия может быть уполномоченный представитель назначен также, например, в целях выполнения задач, таких как:
- Нанесение маркировки «CE» (и, возможно, других соответствующих маркировок) и идентификационного номера нотифицированного органа на продукцию.
- Разработка и подписание декларации соответствия ЕС.